Gestire gli imprevisti senza andare nel panico

24 Giu 2020 | Gestione del tempo

Niente panico!

Inutile dire che gestire gli imprevisti non è semplice.

La prima reazione è il panico, specialmente se sei un professionista dell’organizzazione.
Ti arriva una richiesta di lavoro urgente, pagata il giusto, e il tuo lavoro di una settimana va a farsi benedire.
Oppure, la riunione delle 10 che doveva durare un’ora, sfora di mezz’ora e fai tardi per l’impegno successivo.

Quante volte ti sarà capitato?

La storia del quadro

Hai imparato a pianificare perfettamente il tuo lavoro settimanale, mensile e anche giornaliero, ma poi FRANNN! cade il quadro! Come ne La leggenda del pianista sull’oceano, un film stupendo, se non l’hai visto fallo subito.

Novecento, il protagonista, non è mai sceso dalla nave in tutta la sua vita, perché è stato abbandonato lì da neonato e cresciuto su quella stessa nave da un macchinista del transatlantico Virginian. Durante una scena del film, il suo amico Max racconta a un vecchio proprietario di un negozio di dischi, del giorno in cui Novecento decise improvvisamente di scendere dalla nave. Questa scena descrive perfettamente quello che può essere un imprevisto:

“… Nonno, non te lo sei mai chiesto perché cadono i quadri?    – No ovviamente!
A me m’ha sempre colpito tutta questa faccenda dei quadri… –  Ma che cazzo c’entra il quadro?
C’entra! Perché a Novecento quella famosa notte andò come va per i quadri!
Stanno su per anni, e poi senza che accada nulla, ma nulla dico…
FRANNN!
Stanno lì attaccati al chiodo, nessuno gli fa niente, però loro a un certo punto,
FRANNN!
cadono lo stesso, nel più assoluto silenzio, con tutto immobile intorno, non una mosca che vola, e loro,
FRANNN!
Non c’é una ragione. Perché proprio in quell’istante? Non si sa.
FRANNN!
Cos’é che succede ad un chiodo per farlo decidere che…. proprio…. NON NE PUO’ PIU’?
C’ha un’anima, anche lui, poveretto? Prende delle decisioni?
Ne ha discusso a lungo col quadro, il chiodo?
Erano incerti sul da farsi?
Ne parlavano tutte le sere, da anni, e poi hanno deciso una data, un’ora, un minuto, un istante, preciso?
O lo sapevano già dall’inizio i due? Era già tutto combinato?!!
“Guarda io mollo tutto fra 7 anni”  -Per me va bene
“Allora intesi per il 13 maggio” -Ok–
“A mezzogiorno” -Facciamo mezzogiorno e tre quarti –
“D’accordo! Allora Buonanotte”
7 anni dopo, il 13 maggio a mezzogiorno e tre quarti …
FRANNN!!!
È impossibile da capire.
È una di quelle cose che è meglio che non ci pensi, se no ci esci matto.
Quando cade un quadro.
Quando ti svegli un mattino, e non la ami più.
Quando apri il giornale e leggi che è scoppiata la guerra.
Quando vedi un treno e pensi io devo andarmene da qui.
Quando ti guardi allo specchio e ti accorgi che sei vecchio.
Quando, in mezzo all’Oceano, Novecento alzò lo sguardo dal piatto, mi guardò negli occhi e mi disse:
“Domani a New York scendo da questa nave”.
FRANNN!

Gli imprevisti, ecco, sono come i quadri che cadono all’improvviso dopo anni. FRANNN!
Succede e basta. E la cosa migliore che puoi fare è prendere il quadro, sistemarlo e rimetterlo su.
Quindi prendi il tuo imprevisto o la tua urgenza arrivata come un fulmine a ciel sereno, respira, e affrontala.

Tu dirai, e come?

Consigli utili per essere sempre pronti a gestire gli imprevisti

Non riempire tutto il tuo tempo

Quando pianifichiamo, spesso abbiamo la tendenza a coprire tutte le ore disponibili, una dietro l’altra.
Perché il tempo è denaro, perché amiamo il nostro lavoro, perché, perché, perché…no!

Ecco, niente di più sbagliato.
Nelle tue giornate, tra un impegno e l’altro devi sempre lasciare un margine di tempo vuoto, anche solo 20-30 minuti.

Quei 20-30 minuti sono il tuo salvagente per gli imprevisti. Se l’impegno precedente ti prende più tempo di quello stimato a causa di un imprevisto, hai il tuo margine di tempo che attutisce il colpo. In caso contrario, hai 20-30 minuti in più per riprendere fiato prima dell’impegno successivo.

Impara a pianificare anche gli imprevisti e vedrai che inizierai a mantenere più controllo sulle tue urgenze improvvise.

Gestisci le priorità

Una buona pianificazione, oltre a includere gli imprevisti, richiede una scala di priorità. Infatti, per fare in modo che un imprevisto non ti mandi a monte lavori importanti che dovevi consegnare entro una certa data di scadenza, cerca di inserire sempre al primo posto nella tua pianificazione giornaliera, i compiti più urgenti o più vicini a quella data.

Gestire gli imprevisti è anche saper dare la giusta priorità ai tuoi lavori, di modo che nell’eventualità di un cambio di programma, il lavoro più urgente sarà già stato fatto.

Fai rispettare la tua organizzazione ai tuoi clienti

Anche se sei un libero professionista, avere delle regole è importante, così come è importante farle rispettare anche ai tuoi clienti.

Quando pianifichi la tua settimana, includi uno spazio di tempo per la gestione delle email.

Per esempio, se tu dici al tuo cliente che rispondi alle e-mail tutti i giorni dalle 9 alle 10.30, lui sa che anche se ha un’urgenza e ti manda una email fuori orario, non leggerai quella email fino al giorno successivo nella fascia oraria prestabilita.

Una regola simile, oltre ad aiutare te stesso ad evitare le distrazioni durante l’orario di lavoro, garantisce che una eventuale richiesta urgente non vada persa per un banale equivoco, mettendo a rischio la fiducia che il cliente ha riposto in te. Piuttosto lascia un numero di telefono solo per le emergenze.

Lo stesso può accadere con la consegna dei materiali. Se un cliente te li consegna all’ultimo minuto e tu in quel momento hai altri lavori da mandare avanti, rischi che quel lavoro con i materiali consegnati in ritardo non vada a buon fine, e anche se non ne sei colpevole, non è buono per la riuscita di un lavoro di buona qualità.
Per evitare certi imprevisti, sii sempre specifico anche con le scadenze da far rispettare ai clienti.

Valuta gli imprevisti e affrontali

Saper gestire gli imprevisti è importante per chi ha una propria attività, ma è anche fondamentale essere in grado di riconoscere un imprevisto da dover gestire da uno da dover accettare.

Non tutti gli imprevisti possono essere gestibili e uscirne pazzi non aiuta. In certi casi, la cosa migliore da fare è accettarli e rendersi conto che siamo esseri umani e, in quanto tali, possiamo commettere degli errori.

Ma la cosa importante è sempre saper rimediare, magari omaggiando il cliente che ne ha subito, con un piccolo gadget o uno sconto su un successivo acquisto di servizi o prodotti della tua attività.

Prova a mettere in pratica questi consigli e se ti va, fammi sapere come andrà con il tuo prossimo imprevisto! Puoi scrivermi qui, compilando il form oppure sui miei canali social 🙂

E se non l’hai ancora letto, qui trovi qualcosa su di me e sulla mia storia.

 

Elsa Tortorella

Elsa Tortorella

Assistente virtuale

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